メールのタイトルに依頼内容を書き、本文に書かない人、やめてください。

仕事で毎日何十通と依頼メールのやりとりをしているのですが、そのなかに重要な依頼内容をメールのタイトル部分に書いて、本文に書かない人がいます。

本人は悪気は無く、大事なことなので題名に書いた!というつもりかもしれませんが、逆効果ですので今すぐその癖はやめてください。

そもそも大事な依頼ならなぜ本文にもかかないのか?単にめんどうなだけなのでは!?

送り先では、あなたのそのイレギュラーなメールの書き方のおかげで毎回ではないにしろ時間が無駄になったり無用な争いがおきたりしています。

 

そもそも、タイトルに要件を書くのがなぜだめなのか?

 

まずタイトルの長文が見落とされる問題が第一です。

メールを受信した人のメールの確認方法の流れとしては、メールソフトでタイトル(※長文のタイトルでは省略された文章前方のみ)と誰からの送信かを見て、メールを開きます。そして、メールを開いたら本文を見ます。タイトルは最初に抜粋にしろ見ているので、開いた後は本文に目が行き、タイトルを再度読まないことが多いです。

注意力の問題というかもしれませんが、そもそも見落とされがちなタイトル文章に長文で大事な依頼を書くこと自体がわざわざ見落としのリスクを相手にかけているわけです。

本文にもちゃんと書いているなら別に問題はありません(本文の見落としは読み手側の問題)。また、あえてそういう書き方をしているなら、本文に「タイトル部分に依頼書いています」と一言添えてはどうか。

 

相手側に無用な時間・作業をさせる。

そして、見落とした場合、受信者側としてはタイトルに核心があることに気づくまで、メールの意図がわからず、相手の意図を詮索するためにあれこれ考えたり、その確認のためのメールを返信したり、あるいは間違った解釈で違った変更作業などをしてしまう可能でがあります。

このようなぬ無用で無益な時間・作業は、普通に本文に依頼内容を書いていさえすれば防げるのです。

何度も言いますが、相手側の不注意を誘発するような書き方をしておいて、ちゃんと見なかった相手が悪いというのは、ビジネスマナーとしてどうなのですか?

 

そもそもタイトルの使い方としてもおかしい。

またメール文章の書き方として、常識的に考えて題名はメール本文の要旨です。

「~の依頼の件」とか「~変更のお願い」などと書いておいて、実際の内容が本文にあるのがスマートです。というか文章の論理構造とは見出し+パタグラグが基本です。見出しがメールの題名(タイトル)です。

タイトルは、長くても20文字程度までが理想とされています。

タイトルにわざわざ依頼の長文を入れて、本文には「よろしくお願いします。」だけとか、書く意味が分かりません。

書く方の心中を察するに、とにかくすぐに相手に要件だけを伝えたい、だから最初に書くタイトル部分に”実施してほしい依頼”を書くのだろうと思います。ですが、それは逆効果になることもあるということです。

現在オフィスワークの人は、毎日関係先からの何十通のメールを受信し、その内容に応じてすぐさま対応部署に転送などさばいていかなければなりません。メールのタイトルには受け手側がすぐに仕分けや、後で見た時にすぐ内容をの見当をつけやすいタイトルを付けましょうね。どうぞお願い致しますm(__)m。

 

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